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成都纺织高等专科学校档案管理实施细则

第一章 总 则

第一条 为规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国高等学校档案管理办法》（教育部27号令）和《四川省教育厅四川省档案局关于印发〈四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）〉的通知》（川教〔2009〕204号），结合我校实际情况，现制定我校档案管理实施细则。

第二条 本细则所称的学校档案，是指我校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学校的档案工作必须坚持“依法治档”的原则，坚持“部门立卷归档”的原则，坚持“实行集中统一管理”的原则，按照国家教育委员会教办〔1993〕429号文件中的《高等学校档案规范实体分类法》和《高等学校各类档案工作规范》执行，确保档案的完整、准确、系统、安全，以便开发利用。

第四条 档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是各项管理工作的重要组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平高低的一个重要尺度。各单位必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料的形成、积累、整理、归档工作要列入各部门工作目标和有关人员工作职责，严格实行各部门、课题组立卷归档制度，做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。学校在鉴定和上报科研成果、验收基建工程和贵重仪器设备、评定职称时，须将这些活动中形成的文件材料报档案室备案，并应有档案室提供的证明，否则，学校有关部门不予办理，财务部门不予报销。

第五条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第二章 管理体制与任务

第六条 学校档案管理实行校、系（处）二级档案管理体制。

第七条 学校档案室是在学校办公室分管下的职能管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，其业务工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。工作职责是：

一、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

二、拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

三、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

四、编制检索工具，编研、出版档案史料、学校年鉴，开发档案信息资源；

五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

六、开展档案的开放和利用工作；

七、开展学校档案工作人员的业务培训；

八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

九、开展国内外档案学术研究和交流活动；

十、完成学校交办的其他工作。

第八条 校内各系（处）必须由一名负责人分管本部门的档案工作，并根据需要设定１～２名兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理、立卷、移交和管理工作。档案工作应纳入各部门的工作目标，并把做好档案工作纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核评优的重要内容之一。

第九条 学校专兼职档案工作人员应为中共正式党员，必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第三章 文件材料的形成和归档

第十条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门兼职档案人员应按工作程序，对文件材料进行收集，工作结束时，按归档要求进行整理、立卷，经部门负责人审查合格后归档。

第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门兼职档案人员移交，任何个人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，校档案室通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学校档案室捐赠的档案，按学校规定予以奖励。

第十二条 学校对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有校档案室人员参加，并会同有关部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。

第十三条 文件材料的归档范围：

一、党群类：主要包括我校党委、组织部、宣传部、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

二、行政类：主要包括我校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

三、学生类：主要包括在我校接受学历培养教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。按《成都纺织高等专科学校学生档案管理办法（试行）》（纺织高专〔2008〕163号）文件执行。

四、教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

五、科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

六、基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

七、仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在5万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

八、产品生产类：主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

九、出版物类：主要包括我校自行编辑出版的学报、其他学术刊物。

十、外事类：主要包括我校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；我校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学及管理外国专家、教师等的材料；学校授予境外人士名誉职务、称号等的材料。

十一、财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

十二、声像类：学校重要活动、上级领导来校视察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片（包括底片）、录音带、影片及有关文字材料。具体归档范围按《高等学校声像载体类档案工作规范》执行。

第十四条 归档要求：

一、凡第十三条规定范围以内的文件材料（不含学生类），实行由文件材料形成部门和科研课题组立卷向学校档案室统一归档的制度。除第十三条规定范围以外的其他材料，由各系（处）兼职档案人员根据实际情况，自行整理、装订、保管，并于次年六月以前向学校档案室提交存档目录备案。

二、学校各系部、处、工会、团委、图书馆等均为立卷部门，分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号，填写、制作卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

三、归档的文件材料应格式统一，质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范和标准的要求。禁用字迹不牢固的书写工具。

四、文件材料由兼职档案人员整理、立卷，将立卷归档的案卷，经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向学校档案室移交归档。

五、凡由几个部门合作完成的项目，由主办部门立卷保存一套完整的档案副本，协作单位保存与自己承担任务有关的档案副本；档案正本移交校档案室。

六、凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本（或手稿）一同归档，供日常借阅，以便保护原件。

第十五条 归档时间和手续：

一、党政部门在次年四月底以前归档；

二、教学部门和教辅部门应在次年寒假前归档；

三、科研和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，基建项目除一些特殊的材料按国家规定时间归档外，均在六个月内归档；

四、随时接收上级规定应接收的档案；

五、接收档案必须履行手续，填写移交清单，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

第四章 档案的管理

第十六条 校档案室接收档案时，要依据移交清单仔细核对。按照规定的分类编号方案，进行统一分类、登记、编目、排列。

第十七条 档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是绝密档案单独登记、保管；对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料，亦按绝密档案管理。

第十八条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核签署意见，交校档案室归档。

第十九条 定期检查档案情况，年度结束前全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作好记录。

第二十条 部门撤销、合并或兼职档案人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁。

第二十一条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况统计表。

第二十二条 做好档案管理的各项基础工作和档案管理的信息化建设工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第二十三条 档案库房要坚固，做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。

第二十四条 学校档案工作经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各部门应对用于保存本部门归档所需的档案装具等设备，在其经费中应给予支持。

第五章 档案的利用

第二十五条 校档案室编制必要的检索工具、参考资料和统计资料，努力开发档案信息资源，积极主动做好档案利用服务。

第二十六条 校档案室设立供查阅档案资料的阅览室，配备检索工具为利用者服务。

第二十七条 利用本校的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理。查阅本校档案，必须遵循下列规定：

一、本校人员因公查阅非密级档案，凭个人证件办理登记手续后即可查阅。查阅保密档案，须持有关部门说明利用目的的证明，经档案室负责人同意后，方可登记查阅；利用科研项目档案，须持该项目负责人签字同意的证明，方可登记利用；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时报请校领导审查批准；如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

二、利用本人的学籍、学历档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人的委托书及身份证或毕业证书复印件。

三、校外人员利用本校文书档案，并要求出具证明材料者，须持所属单位开具的介绍信并说明情况。

四、外国组织或个人利用本校已开放的档案，须经主管部门介绍，学校领导批准和校档案室负责人同意。

第二十八条 凡摘录、复制学校档案,档案管理人员应进行认真核对,出具证明、盖章后，方能生效。

第二十九条 利用者要求复印档案，由校档案室负责办理。利用者须按国家有关规定缴纳档案利用费。

第三十条 重要的和珍贵的档案材料，仅提供复印件。

第六章 考核、奖励和处罚

第三十一条 学校建立档案工作检查、考核制度，对档案工作成绩突出的部门和优秀的档案工作人员（专、兼职）给予表扬和奖励。

第三十二条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定予以处罚。

第七章 附 则

第三十三条 本办法自发布之日起执行。