为了充分发挥文件和内部资料的效用，消除文件管理工作中的隐患，确保党和国家秘密不泄露，使收文传阅迅速、准确、有序，特制定本制度：

一、对于每天所有来文均应认真清点、签收，做好登记与分类工作，并随附上“文件处理专用纸”及时送呈校领导批阅；如遇有急办函件，必须当天转送到相关职能部门，不能积压和延误，并应经常检查、催办。

二、严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。

三、按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于阅件，其传阅顺序为：主要领导→主管领导→其他领导；对于办件，其传阅顺序为主管领导→其他领导→主要领导。

四、坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文，采取轮辐式传阅（分传）的方法进行，对于特急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的出现。

五、提高阅文周转速度，防止积压。在收文传阅过程中，文书工作人员要注意做到“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。

六、严格登记手续。对于传阅的文件要进行严格登记，掌握文件和内部资料的行踪，以备查询。无论何人、何时、何故借阅本年度文件或资料都必须在借阅簿上登记，借阅时间不得超过十个工作日。借阅密级文件须经办公室主任审批，文件归还后要及时注销。学校办公室文书工作人员要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件失控或下落不明的情况发生。

七、切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，履行《学校办公室保密制度》。绝密文件要指定专人递送，密件必须标明密级、严密包装，加盖密封章，并履行登记、签收手续，严禁使用普通邮政递送密件，确保党和国家秘密不泄露。

八、发给各部门或个人借阅的文件，十个工作日后应催退回收，不得由部门或个人自行处理。学校办公室每季度清理当年文件一次，每年第一季度对上年文件总清理一次。上年文件清理后，需留存的文件经办公室主任审核后交档案室立卷归档；不需留存的文件、资料都要销毁，不得外流；需要销毁的密件要登记造册，经办公室主任审核后由二人监销。