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校办文件传阅制度
2012-04-01 11:40   审核人:

为了充分发挥文件和内部资料的效用,消除文件管理工作中的隐患,确保党和国家秘密不泄露,使收文传阅迅速、准确、有序,特制定本制度:

一、对于每天所有来文均应认真清点、签收,做好登记与分类工作,并随附上“文件处理专用纸”及时送呈校领导批阅;如遇有急办函件,必须当天转送到相关职能部门,不能积压和延误,并应经常检查、催办。

二、严格控制传阅范围。传阅的范围要合理,要宽严适度,对于内容涉密的收文,其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围,就按规定的范围组织传阅,不允许随意扩大阅读范围。

三、按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于阅件,其传阅顺序为:主要领导→主管领导→其他领导;对于办件,其传阅顺序为主管领导→其他领导→主要领导。

四、坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文,采取轮辐式传阅(分传)的方法进行,对于特急件或绝密件,则采取专人传送的方法,防止横传等问题的出现。

五、提高阅文周转速度,防止积压。在收文传阅过程中,文书工作人员要注意做到“勤送、勤取、勤催”,加快收文传阅速度,防止收文传阅断线。

六、严格登记手续。对于传阅的文件要进行严格登记,掌握文件和内部资料的行踪,以备查询。无论何人、何时、何故借阅本年度文件或资料都必须在借阅簿上登记,借阅时间不得超过十个工作日。借阅密级文件须经办公室主任审批,文件归还后要及时注销。学校办公室文书工作人员要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存,杜绝文件失控或下落不明的情况发生。

七、切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》,履行《学校办公室保密制度》。绝密文件要指定专人递送,密件必须标明密级、严密包装,加盖密封章,并履行登记、签收手续,严禁使用普通邮政递送密件,确保党和国家秘密不泄露。

八、发给各部门或个人借阅的文件,十个工作日后应催退回收,不得由部门或个人自行处理。学校办公室每季度清理当年文件一次,每年第一季度对上年文件总清理一次。上年文件清理后,需留存的文件经办公室主任审核后交档案室立卷归档;不需留存的文件、资料都要销毁,不得外流;需要销毁的密件要登记造册,经办公室主任审核后由二人监销。

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